12 claves para elegir los mejores espacios para tus eventos

Aporta valor a tu evento eligiendo el espacio ideal
Elegir espacios para eventos

12 claves para elegir los mejores espacios para tus eventos

Tipologías de espacios para eventos hay muchos. Muchísimos. Hoteles, centro de convenciones, palacios de congresos, recintos feriales, chalets, fincas, palacetes, un pequeño local donde hacer una pop up o en plena calle… 

 

Pero encontrar el idóneo para tu acción no es solo cuestión de aforo y presupuesto. Va mucho más allá. Al menos si quieres que el espacio aporte valor al evento. No en vano, la elección de tus “venues” es una de las decisiones más estratégicas a la hora de organizar un evento.

 

Para ayudarte a definir al máximo tus necesidades y encontrar los espacios para eventos que mejor encajen con tus acciones, te traemos estos 12 factores primordiales para que aciertes entre tanta opción. ¡Vamos allá!

 

1. La ubicación
2. El aforo
3. ¿Espacio Indoor o Outdoor?
4. Espacios sosotenibles 
5. Salas anexas y espacios modulables
6. Equipamiento y servicios adicionales
7. Espacios públicos vs privados
8. Estilo y temática del propio espacio
9. Capacidad de personalización
10. Tiempos de montaje
11. Exclusividad
12. El precio


 

1. La ubicación

En el centro de la ciudad o en las afueras. Cerca del aeropuerto o de la principal estación de trenes de la ciudad. Puede que perdido entre la naturaleza.

 

Tanto por comodidad del asistente como por significado conceptual para la acción, hay que tener muy en cuenta el emplazamiento donde vamos a realizar nuestro evento.

 

Además, si los asistentes deben llegar por sus propios medios, pónselo fácil y hazlo en un lugar bien conectado por el transporte público y/o en el que resulte fácil aparcar.

 

2. El aforo

Elegir un espacio que se ajuste al número de asistentes suena fácil. Sin embargo, no pocas veces se organizan eventos en grandes espacios para un grupo reducido de invitados.

 

De manera que, además de desperdiciar parte del presupuesto en unas dimensiones que no vamos a aprovechar, se puede generar la percepción de vacío y frialdad.

 

Otras veces, en cambio, se ajusta en exceso el número de invitados al aforo del espacio sin tener en cuenta que podemos tener confirmaciones de asistencia de última hora que hagan que el aforo se supere.

 

Por esta razón es recomendable dejar siempre algo de margen entre el número máximo de invitados y el aforo máximo del local.

 

3. ¿Indoor o outdoor?

Celebrar un evento en el exterior es algo muy jugoso cuando el tiempo acompaña. Algo que, por otro lado, es difícil de predecir con la antelación suficiente.

 

Por eso, en caso de que nuestra primera opción sea organizarlo al aire libre, habrá que contar siempre con una alternativa a cubierto por si cambia la climatología.

 

Habrá que tener en cuenta también que, por lo general, un espacio cerrado cuenta con ciertas comodidades para montar y desmontar las estructuras y los equipos técnicos. Comodidades de las que no dispondremos en plena calle o en el campo.

 

BP- WBarcelona

 

 

4. Buscando espacios sostenibles

Por suerte, clientes y agencias tenemos cada vez más presentes los factores medioambientales y sociales a la hora de realizar los eventos. De hecho, si cumplimos con ciertos parámetros, el evento puede obtener el certificado de sostenibilidad. Algo que sin duda aportará valor a la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de la marca.

 

Para lograrlo, es vital encontrar espacios para eventos sostenibles. Normalmente los propios espacios se encargarán de hacerte saber que son sostenibles, ya que les aporta un valor añadido. Si no tienen certificado de sostenibilidad, deberemos buscar un espacio con sistemas de alta eficiencia energética. Por ejemplo, con cisternas que economicen el agua, bombillas de bajo consumo y que se encienda con el movimiento, etc…

 

Además, los espacios deberán estar adecuados a públicos con movilidad reducida o con minusvalías sensoriales como la ceguera o la sordera.

La señaletica en braille es importante para un evento sostenible

 

5. Salas Anexas / Espacio modulable

Contar con espacios o salas paralelas es especialmente útil cuando queremos crear distintos ambientes dentro del evento o desarrollar actividades por separado.

 

Estos espacios secundarios deben de estar bien conectados con el principal para que el flujo entre ellos resulte sencillo. Un aspecto que podemos facilitar aún más con señalética o mapas que sirvan de guía para el asistente.

 

En caso de contar con un gran espacio diáfano, siempre tendremos la opción de modularlo a nuestro antojo mediante paneles, creando nuestro propio espacio adhoc

 

merlinP Entrada

La señalética cobra especial importancia cuando tenemos un espacio multisala.

 

6. Equipamiento y servicios adicionales

Lo ideal será pedir un inventario de los elementos técnicos de que dispones el espacio. Según el evento, tendremos que tener en cuenta los sistemas audiovisuales y de sonido (chequeando con un profesional su buen estado), puntos de rigging, acometidas de agua y luz, así como otros servicios:

 

Catering

Muchos espacios para eventos tienen su propio servicio de catering, que nos “obligan” a contratar. Tendremos que pensar si nos encaja con nuestro evento o el catering que queremos ofrecer tiene unas características especiales a las cuales no podemos renunciar.

 

Parking

Si los invitados van a llegar con sus propios vehículos, no debemos olvidar reservar un área para que aparquen. En este sentido, un espacio que cuente con parking propio será una ventaja, ya que, aunque sea algo que seguramente notaremos en el precio, nos evitará las gestiones y costes de buscar y reservar otro parking privado para nuestros invitados.

 

Acceso de carga y descargar

Aunque no sea algo de lo más esencial, sí facilitará y agilizará enormemente las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento. Algo que se agradecerá si el tiempo que nos ofrecen de montaje es muy ajustado.

 

7. Público o privado

En principio, es algo que no afecta al desarrollo del propio evento, pero sí en la organización del mismo. Los tiempos de confirmación y la documentación a presentar son muy diferentes, siendo por lo general mucho más exigente los espacios públicos.

 

En el caso de planificar el evento en la calle, habrá que tener en cuenta las medidas de seguridad, que en la mayoría de los casos implica colaborar con los Cuerpos de Seguridad Locales o del Estado.

 

8. Estilo o temática del espacio:

Los elementos arquitectónicos propios del espacio, su decoración, los materiales de construcción o su distribución de salas son factores que podemos utilizar y con los que podemos (debemos) jugar para crear el ambiente adecuado, acorde a la temática del evento.

 

Es una oportunidad de potenciar el aspecto creativo del evento, dando más importancia y valor al mensaje que queremos transmitir con la acción.

 

9. Personalización del espacio

Una consulta que se suele pasar por alto y que puede dificultar el montaje es la capacidad de personalización del espacio.

 

Para evitar malentendidos con el espacio es importante tener claro desde el principio qué zonas y mobiliario podemos “tocar”, decorar, quitar y poner a nuestro antojo, y qué zonas están protegidas.

 

10. Tiempos de montaje y desmontaje

Habitualmente es un factor negociable con el espacio. En otras sin embargo nos impondrán un timing muy ajustado, ya que pueden tener otros eventos antes y/o después del nuestro.

 

En estas situaciones, ajusta al máximo tus tiempos de montaje, pero no tomes riesgos. Si crees que vas muy justo de tiempos de montaje, tenemos dos opciones: o incrementar la mano de obra o, directamente optar por otro espacio. Pero como decimos, no dejes nada al azar.

 

11. Exclusividad

Habrá que tener en cuenta posibles eventos que el espacio tenga simultáneamente en otras salas paralelas. En este caso tendremos que contar con una señalética específica que proporcione a nuestros asistentes información inequívoca.

 

Por otro lado, si queremos el espacio en exclusiva ten por seguro que incrementará el precio de manera significativa pero también la experiencia que proporcionarás a tus asistentes.

 

12. El precio

Como hemos mencionado al comienzo del post, probablemente sea, junto con el aforo, uno de los primeros factores que se tienen en cuenta a la hora de seleccionar los espacios para eventos.

 

Obviamente dependerá del presupuesto que tengamos y de la importancia que se le dé al espacio en sí. Si es importante para potenciar el mensaje del evento, tendrá sentido llegar a pagar más que otra opción que no aporte valor conceptual.

 

Analiza todos los aspectos que hemos mencionado en este artículo y cualquier otro adicional que resulte importante para tu evento. Aunque en principio un espacio pueda resultar más caro que otros, a posteriori puede llegar a ahorrar costes adicionales no previstos.

 

 

Estos son algunos de los puntos más importantes a la hora de seleccionar espacios para eventos. Pero estamos seguros de que podemos hacer crecer la lista con vuestra experiencia. Por eso, no dudéis en añadir los puntos que creáis necesarios en los comentarios.

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