¿Por qué y cómo calcular el ROI de tu evento?

Portada cómo calcular el ROI (retorno de la inversión)

¿Por qué y cómo calcular el ROI de tu evento?

Qué es el ROI y cómo es su fórmula

 

El ROI o retorno de la inversión en sus siglas inglesas (Return On Investment) es el índice que nos da a conocer los beneficios obtenidos a partir de una inversión. Mediante un cálculo sumamente sencillo permite saber a las empresas si una acción concreta ha sido rentable o no:

 

Cómo calcular el ROI: Retorno de la inversión

Fórmula para calcular el Retorno de la Inversión (ROI)

 

Con esta sencilla fórmula obtenemos el porcentaje de rentabilidad sobre la inversión realizada. Si el resultado es positivo, implica ganancias. Si es negativo, hemos tenido pérdidas con la acción.

 

Pongamos un ejemplo rápido.

 

Si en la organización, ejecución y comunicación de nuestro evento, una feria por ejemplo, invertimos 300.000 € y con la venta de entradas, alquiler de espacio y ventas de merchandising obtenemos 1.000.000:

 

ROI=((1.000.000 € – 300.000 €) / 300.000 €) *100= 233,3%

 

Con estos datos, obtenemos un 233,3% de rentabilidad.

 

Por qué es importante el ROI en los eventos

 

La respuesta obvia es que, mediante el cálculo del Retorno de la inversión, las empresas saben hasta qué punto les ha resultado rentable su evento.

 

Sin embargo, lo importante es lo que hay detrás de ese número: permite medir, analizar y tomar decisiones.

 

Además tan importante es el resultado final como el proceso para poder obtenerlo. Y es que, para calcular el ROI de un evento hay que tener muchas partidas en cuenta, y no todas ellas son tan visibles como la recaudación.

 

Factores que intervienen en el cálculo del ROI en un evento

 

Como has visto en la fórmula, para poder hacer el cálculo “tan solo” debemos conocer los gastos y los ingresos generados por el evento.

 

Los gastos son sumamente fáciles de conocer, ya que saltan a la vista y tienen un valor tangible. En cambio, calcular los ingresos puede ser un poco más complicado:

 

Gastos:

Doloroso pero sencillo. Cuestión de coger todas las facturas y empezar a sumar.

 

Si el evento lo organizas de la mano de una agencia, te será sencillo contabilizar la mayoría de los gastos, ya que estarán centralizados en una misma factura.

 

Según la agencia y el proyecto, puede que partidas como el catering, el alquiler del espacio o la publicidad del evento queden fuera del presupuesto de la agencia y los deba asumir directamente tu empresa. Esas cantidades también deben ser sumadas.

 

Ingresos

– Los ingresos directos son aquellos que obtienes directamente en el propio evento, como por ejemplo:

    • ingresos por entradas.
    • compras dentro del propio evento.
    • ingresos por publicidad o patrocinios de terceras marcas en el evento.

 

– Ingresos indirectos: los ingresos indirectos no son tangibles. No suponen un ingreso real sino más bien un ahorro. Suelen ser aquellos derivados de la repercusión del evento y están especialmente relacionados con la presencia en medios.

 

Supongamos que tienes una presentación de producto e invitas a una serie de medios e influencers de tu sector para que cubran el evento. Si les interesa, porque es un contenido relevante para sus seguidores, pueden acudir sin necesidad de compensación económica.

 

Igualmente, si tienes una buena estrategia de comunicación del evento tendrás planificada una serie de comunicaciones durante el mismo, por ejemplo, a través de Redes Sociales.

 

Todo este impacto mediático supondría un coste si se hiciese a través de publicidad. Un coste que nos estamos ahorrando. Y es precisamente ese ahorro el que queremos calcular para contabilizarlo como ingreso.

 

¿Y cómo se calcula?

 

En medios de comunicación:

Tener presencia en los medios a través de un contenido orgánico tiene un gran valor, ya que al venir de boca de un periodista nos aporta veracidad. Para calcular el valor aproximado de esa presencia basta con conocer las tarifas publicitarias del medio. Según el espacio que ocupe el artículo aplicaremos el precio asignado a ese espacio publicitario: página completa, media página, una columna, etc…

 

Con influencers:

Los influenciadores o líderes de opinión suelen tener una tarifa por publicación, por lo que bastará con saber la de cada influencer que que se ha hecho eco del evento para saber cuánto nos estamos ahorrando

 

En Redes Sociales:

Puedes calcular un aproximación de a cuánta gente llega tu mensaje teniendo en cuenta las reacciones totales a tus publicaciones y haciendo la siguiente extrapolación: cada usuario tienen una media de 400 contactos y las publicaciones suelen ser vistas por un 20% de sus contactos a su vez.

 

Así puedes hacer un cálculo aproximado de cuánta gente ha visto tus publicaciones y saber qué coste hubiera tenido llegar a todas esas personas haciendo publicidad en Facebook, Instagram, LinkedIn, etc…

 

Objetivos cualitativos

La gran mayoría de eventos tienen tras de sí unos objetivos cualitativos de marketing, relacionados con el branding, tales como:

 

  • Notoriedad de marca/producto
  • Nivel de satisfacción
  • Percepción de valores de la marca
  • Sentimiento de marca en Redes Sociales

 

El valor cuantitativo que se dé a la consecución de estos objetivos cualitativos depende de cada marca. Pero una vez definido y calculado el nivel de éxito alcanzado, no se nos debe olvidar incorporarlo a la fórmula del ROI.

 

Con todos estos datos en tu mano ya estaremos listos para calcular el Retorno sobre la inversión realizada en nuestro evento.

 

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