Cómo crear el presupuesto para tu evento desde cero

Edt Eventos > Economía  > Cómo crear el presupuesto para tu evento desde cero
presu-evento

Cómo crear el presupuesto para tu evento desde cero

El dinero es un punto clave para el éxito de un evento, ya sea un congreso, una junta o un lanzamiento de producto: el capital del que se dispone determinará muchas de las decisiones que se llevarán a cabo. Además, una de las claves para alcanzar el top en este sector es la capacidad de mantenerse, como agencia, dentro del presupuesto que presenta el cliente.

¿Por qué necesitas elaborar un presupuesto para tu evento?

Una vez establecidas las metas y los objetivos del evento, hay que preguntarnos qué caminos vamos a seguir para cumplirlos. Es decir, debemos aterrizar la cuantificación de las necesidades que preestablecemos o, lo que viene a ser lo mismo, el presupuesto. Y es que equilibrarlo es uno de los principales retos a los que nos enfrentamos los planificadores.

La elaboración del presupuesto de tu evento es imprescindible para que tengas siempre a mano una lista de los gastos necesarios, y los detalles extras que pueden o no serlo. Cuanto más nos ajustemos a él durante todo el proceso, menos sorpresas y sobresaltos nos encontraremos.

¿Cómo elaborar el presupuesto para tu evento?

Un paso relevante es comunicar al cliente que, a lo largo del proceso, los presupuestos de eventos son borradores de trabajo que probablemente vayan cambiando a medida que surjan más detalles o imprevistos. No podrás predecir todos los gastos desde el principio, pero es conveniente planificar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes. A la hora de realizar el presupuesto para tu evento existen dos opciones:

  • Que el presupuesto se adapte al evento:

Esto suele suceder en la organización de cursos, congresos, juntas o conferencias. Es decir, acontecimientos que requieren una excelente puesta en escena.

  • Que el evento se adapte al presupuesto:

Esta opción, generalmente, está ligada a eventos más pequeños, como lanzamientos, presentaciones o incentivos, donde el equipo cuenta con una cantidad máxima de dinero y se debe contratar de acuerdo con el presupuesto existente.

Gastos

Toda organización de eventos requiere de unos gastos que sí o sí vamos a tener que desembolsar.  Algunos de los que no podrás prescindir son los alimentos y las bebidas, el personal y material audiovisual, el alquiler del espacio o la inversión en una estrategia de marketing y promoción.

Ten en cuenta que el evento debe girar en torno a la experiencia del invitado, por lo que la inversión del dinero debe ir encaminada a añadir valor al acontecimiento: no escatimes en aquellos elementos que tendrán un impacto directo en la experiencia general, como ponencias interesantes u otros aspectos de entretenimiento.

Costes fijos y variables

Es fundamental reconocer qué componentes representan los gastos, y cuáles son las fuentes de ingresos para cubrir los costes. Además, en el presupuesto para tu evento has de distinguir entre los costes fijos y variables.

  • Costes fijos

Con costes fijos nos referimos a aquellos gastos que deberemos cubrir independientemente del número de asistentes al evento. En este grupo se encuentran el lugar del evento, los gastos de secretaria y producción pre-evento, la difusión y promoción, la cartelería y señalética propia que se usará durante el acontecimiento, los gastos de transporte y alojamiento si se requieren, o el sistema de inscripción y acreditación entre otros.

  • Costos variables

En cambio, los costos variables son aquellos que van a estar determinados según la cantidad de asistentes. Entre ellos debes tener en cuenta los almuerzos o cenas, el servicio de coffee break y el catering, personal temporal para los días del desarrollo del evento o del personal de seguridad y limpieza.

Analiza el rendimiento de tu evento

Una vez el evento haya finalizado, toca realizar el último paso: finalizar el ciclo y calcular todos los gastos e ingresos que ha supuesto. La importancia de este último punto reside en que no solo es necesario hacer cuentas para mostrárselas al cliente, sino que, también, llevarlo a cabo te será de ayuda para aprender de tus experiencias y progresar en tu labor financiera de cara al próximo evento.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar la rentabilidad de una acción concreta a través de un cálculo sumamente sencillo: un porcentaje que te mostrará el retorno de tu evento en relación con los costes que se produjeron.  Si quieres saber cómo medir el ROI de tus eventos, echa un vistazo a nuestro artículo Por qué y cómo calcular el ROI de tus eventos .

Si no sabes por dónde empezar o prefieres comenzar tomando como ejemplo una plantilla, hay muchas disponibles para descargar en Internet de forma gratuita: solo tienes que buscar la que más se adapte a tus necesidades.

Entradas relacionadas

No hay comentarios

Comentar Post

Comentar
Nombre
Email
Website