Cómo mejorar la experiencia del asistente del evento a través del emailing

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Cómo mejorar la experiencia del asistente del evento a través del emailing

Organizar de forma impecable un evento es crucial, pero no es la única pieza necesaria para formar el puzzle correctamente. Sin asistentes no hay evento. Por ello, centrar una parte de nuestros recursos en comunicar a la audiencia toda la información necesaria para que asista y disfrute de tu evento es fundamental.

Una de las maneras más efectivas de hacerlo es a través del email, una herramienta de comunicación que no solo permite que los asistentes conozcan y marquen la fecha de tu evento en el calendario, sino que también puede crear relaciones cercanas y duraderas con tu empresa.

Hay varias fases comunicativas a que tener en cuenta a la hora de planificar tu estrategia de emailing:

Fases comunicativas del email marketing en eventos

Antes

Save the date: lo primero es informar al público de que tu evento existe. Asegúrate de incluir en este primer email toda la información necesaria para explicar de qué trata el acontecimiento: en qué consiste, dónde, cuándo y por qué se realizará, qué invitados o ponentes habrá, cómo y hasta cuándo puedes apuntarte, precio si lo tiene, etc…

Invitación a inscripción: este segundo contacto debe variar en función de la reacción de la audiencia al primer envío. Para todas aquellas personas que no hayan abierto el primer email o no se hayan inscrito al evento podemos preparar un comunicado que contenga un mensaje claro y directo: las inscripciones ya están abiertas, aquí tienes las instrucciones completas para apuntarte.

Por otro lado, para quienes ya se encuentren inscritos en el evento podemos preparar un recordatorio de la hora y el lugar del acontecimiento.

Recordatorio de inscripción: A todas las personas que hayan abierto el email pero no se hayan inscrito es necesario recordarles que el plazo para apuntarse finaliza. En caso de que las plazas para la asistencia sean limitadas también habría que advertir a los usuarios de que pueden agotarse.

Descargable con toda la información: horas antes del evento resulta muy útil enviar a los asistentes un dossier que incluya todo lo que deben saber de cara a la asistencia: horarios, recogida de acreditaciones o entradas, partes de las que consta el evento, etc…

Durante

Los envíos durante el evento dependen de la duración del mismo. Si tenemos entre manos un acontecimiento cuya duración solo se extiende en un día es probable que que los asistentes no abran los comunicados in situ y que, por lo tanto, el envío no sea eficaz.

Sin embargo, cuando trabajamos en eventos cuya duración es de varios días puede resultar muy útil hacer un envío de mailing tras la finalización de cada uno de ellos.

El contenido de estos envíos puede constituir un recopilatorio de toda la jornada que incluya fotografías y vídeos, si ya se dispone de ellos. También podemos agradecer al usuario que haya asistido a la primera jornada y recordar toda la información referente a la siguiente.

Recuerda siempre el objetivo de cada envío: mantener a los asistentes informados de todo lo que precisen, hacer que su experiencia en el evento sea lo más satisfactoria posible y crear un vínculo con ellos.

Después

Resumen y agradecimiento: tras la finalización del gran día siempre resulta muy positivo agradecer su presencia a todos los asistentes y facilitarles material y documentos del evento que puedan interesarles.

Encuesta: el post también constituye un buen momento para solicitar a los usuarios que rellenen una encuesta. Los datos que arroje serán de gran utilidad para anotar tanto los puntos fuertes del evento como los de mejora para ediciones posteriores.

Más eventos: días después de la finalización del acontecimiento y tras haber estrechado la relación con los usuarios en todo el proceso, podemos informar a los asistentes de otros eventos similares de la organización que también pueden interesarles.

Otros consejos

Segmenta bien tu audiencia

Puede que tengas una base de datos muy amplia a la que poder llegar con tus envíos. Sin embargo, debes tener en cuenta qué parte del público puede estar interesado en tu evento y qué parte no.

Por ejemplo, si hablamos de un evento físico que va a llevarse a cabo en una ciudad determinada, tal vez sea interesante segmentar tu audiencia por proximidad geográfica.

El asunto del email es fundamental

Ten en cuenta que las pocas palabras que forman el asunto de los emails son determinantes a la hora de que el usuario se decante entre abrirlo o eliminarlo. Por ello, debes trabajarlo a fondo y lograr tanto llamar la atención del lector como informar de lo que va a encontrar al abrir tu email.

Sé creativo y visual

Huye de lo clásico, reinventa el mensaje y la forma, sé creativo y seduce al usuario para que lea el correo al completo. Evita la aglomeración de texto, manda mensajes cortos, directos, sencillos y bien maquetados.

Realiza A/B Tests

La estrategia consiste en desarrollar dos versiones diferentes del mismo email y medir la eficacia de cada uno de ellos. Las variaciones entre ambas versiones suelen estar referidas a los títulos utilizados, los colores, situación de los logos, imágenes, situación del precio, etc…

Lanzando las versiones por separado a dos partes de la base de datos podrás medir los resultados que ofrece cada una de ellas y utilizar posteriormente esos datos para que tus mensajes sean lo más efectivos posibles.

Huye de la carpeta de spam

Existen factores que pueden hacer que tu comunicación, por muy elaborada que esté, se vaya directa a la carpeta de spam.

Vigila tu dominio

Si es un dominio nuevo, el servidor en el que se aloja es compartido o no tiene certificado de seguridad, sumará puntos para que sea declarado como spam.

El asunto y el cuerpo del mail

También son importantes. Debes saber que los gestores de correo tienen filtros automáticos que te catalogarán como spam si usas muchos signos de interrogación y exclamación, palabras como “gratis” o “compre” y símbolos como “$”.

Analiza tus resultados

Una vez finalizado el proceso es importante analizar los resultados obtenidos: ¿Cuánta gente ha abierto tu email? ¿Cuántos de tus destinatarios han asistido al evento? ¿Cuánta gente ha respondido la encuesta? ¿Cuál es su opinión?

Uno de los índices más importantes que hay que analizar tras los envíos es la tasa de apertura, un porcentaje que nos indica la cantidad de gente que ha abierto tu email.

Para ello hay que tener en cuenta, en primer lugar, que esta tasa no es fiable al 100% ya que la interpretación del contenido será diferente dependiendo del gestor de correo, del peso de tu HTML y de otros muchos factores.

La tasa de apertura oscila normalmente entre el 20 y el 40% y existen condicionantes que te ayudarán a mejorarla. Aquí van algunos:

Día y horario: ensayo y error. Prueba a enviar tus comunicaciones en diferentes días y horas para ver cuándo la recibe mejor tu audiencia.

Asunto: debes experimentar con esta llamada de atención e ir comprobando qué estilo es el que capta más el interés de los receptores.

Encabezado: es la parte que llamará al receptor a leer tu comunicación, juega con las imágenes y los textos que pones en la parte superior de tu newsletter tratando siempre de evitar construir encabezados densos.

De nuevo, clasificar a tu audiencia: jugando con los factores anteriores puedes determinar el perfil y comportamiento de tu público y segmentarlo mejor para saber cómo y cuándo dirigirte a ellos.

 

Recuerda: analiza a tu audiencia, planifica tus mensajes, sé directo, sencillo, creativo y analiza tus resultados.

¿Cómo utilizáis vosotros el emailing en los eventos? ¡Contadnos!

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