Evita los errores más comunes en la organización de eventos

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Evita los errores más comunes en la organización de eventos

Tras 30 años de experiencia en el sector eventos, en Grupo EDT podemos decir que tenemos muy claros los caminos a seguir a la hora de organizar un evento para que todo salga según lo previsto, y qué fallos no llevar a cabo para que todo se desmorone.

¿Qué tienen en común una Junta General de Accionistas, un concierto o una entrega de premios? Lo cierto es que mucho. Todos estos acontecimientos comparten varios factores, factores de los que dependen, finalmente, su éxito. Elementos y características que constituyen una larga lista, y que hay que tener en cuenta si somos los organizadores… O todo el empeño puesto hasta el momento puede ser en vano.

Así, aunque con tanto asunto en mente podamos pasar por alto diversos aspectos, a continuación explicamos los 8 fallos más comunes a evitar en la organización de eventos.

¡Presta mucha atención!

Escasear en tiempo de planificación

Es lógico que la planificación de un evento para 2.000 personas no requiera del mismo tiempo que uno destinado a acoger 200 invitados. No obstante, la planificación debe desarrollarse a todos los niveles de organización, desde el momento en el que las bases principales del evento están asentadas.

Público objetivo difuso

Cada segmento de público posee unas características y necesidades específicas que nada tienen que ver con otros grupos. Investigar bien a aquellos a los que queremos llegar definirá la forma en la que los alcanzaremos: si lanzamos una campaña online a un público que apenas navega por la red nuestro esfuerzo y presupuesto se verá afectado.

Lugar inadecuado

En el proceso de la selección del espacio, no vale solo con tener en cuenta el número de invitados o el área disponible para que estos disfruten del acontecimiento. La facilidad de acceso, la seguridad de la zona o la ubicación lejana son factores a tener en cuenta si pretendemos ofrecer la máxima comodidad a los asistentes.

Mala señalética

A menudo, los espacios seleccionados son venues grandes, con muchos pasillos, direcciones y salas vacías que no pertenecen al desarrollo del acontecimiento: es aquí donde la importancia de la señalética no puede ser olvidada. En Señalética y eventos: cómo delimitar tus espacios correctamente, te explicamos sus usos y cómo establecerla.

Falta de difusión y comunicación

La comunicación es uno de los grandes pilares que sustentan el éxito de la organización de los eventos, así como la difusión. Es conveniente plantear una estrategia en referencia a ellas desde el principio, y recurrir a los canales que nos permitan alcanzar nuestros objetivos: bases de datos, clientes propios, plataformas digitales etc.

Confirmar proveedores

Todo pequeño detalle debería estar listo y cerrado para el día del evento. Por ello es importante que comprobemos de nuevo los servicios que tenemos contratados con los proveedores. Confirmar con todos y cada uno de ellos varias veces a lo largo del proceso se traduce en la realización de un seguimiento específico para asegurar que todo está en orden, tal y como se acordó.

Aspectos técnicos

Un punto que, aunque no parezca tan decisivo, resulta serlo… Y mucho. ¿Te imaginas que está todo el espacio y staff preparado, y cuando se va a proyectar la presentación en la enorme pantalla, esta no funciona? A eso nos referimos con aspectos técnicos: que el micro haga ruido, que el proyector no funcione o que el formato de la presentación no sea compatible con el ordenador.

No medir el éxito del evento

El proceso de organización de un evento no acaba cuando este finaliza: hay que medir los resultados en relación con los objetivos establecidos, calcular el ROI (que te explicamos aquí) y extraer learnings para tenerlos en cuenta la próxima vez. ¡No tengas miedo de aprender a base de ensayo y error!

Ahora que sabes cuáles suelen ser los principales errores a la hora de organizar un evento, presta especial atención a estos aspectos, sin descuidar, claro está, todos los demás.

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