Toda Junta General de Accionistas requiere de estas 10 pautas para su buena organización

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Toda Junta General de Accionistas requiere de estas 10 pautas para su buena organización

La RAE define accionista como el “dueño de una o varias acciones en una compañía comercial, industrial o de otra índole”. En definitiva, una persona que posee una o varias acciones en una empresa, un socio capitalista cuyo poder de decisión y responsabilidad depende del porcentaje de capital que aporte a la misma.

Así, la Junta General de Accionistas se organiza por y para ellos, una gran reunión en la que reciben explicaciones por parte de la junta directiva acerca del desarrollo de esta, y de los planes y decisiones presentes y futuras que la atañen.

Por todo ello es necesario tener muy claro el plan de actuación y los pasos a seguir a la hora de organizar una Junta General de Accionistas.

  1. La selección del espacio

Esta variará en función de la tipología de compañía (IBEX 35, compañía privada, mercado continuo…) o la complejidad de su celebración, ya que en función de este último punto elegiremos una zona estándar u otra: en ¿Junta General de Accionistas? Te presentamos los mejores espacios para organizarlas  encontrarás diferentes alternativas para llevarla a cabo.

  1. Levantar un proyecto y fijar puntos de actuación

Segmentar los espacios en función de las necesidades de cada cliente.

Hay que establecer los accesos y facilitar su visualización, además de decretar el número de entradas por colectivos: accionistas, directivos, prensa… Y las zonas para cada uno. Igualmente, en este punto de segmentación del área se deben precisar los puntos de acreditaciones e información, la entrega de documentación, y establecer la separación por colectivos, el espacio principal y las salas anexas, así como la zona V.I.P.

La seguridad es otro punto relevante: hay que proceder a instaurar las zonas de seguridad como los escáneres, recorridos, arcos de seguridad o plan de evacuación.

  1. Planimetría técnica del espacio

Para delimitar la superficie tal y como hemos explicado arriba, se realizarán primeramente los planos generales de esta, que deben incluir los recorridos de acceso, flujos internos, catering, toda la distribución de mobiliario y la ubicación de las azafatas.

Igualmente, la planta y el alzado de diseño del escenario debe ser llevada a cabo, así como la recreación en 3D y las integraciones de los espacios personalizados, escenografía y demás aspectos.

  1. Personalización gráfica del evento

Cada compañía sigue su propia normativa y acotaciones, por lo que prestando mucha atención a estas llevaremos a cabo la creación del sello de la junta, la señalización de cada espacio y la adaptación de las diferentes piezas de señalización y personalización para distribuir en toda el área.

  1. Proyecto técnico Audiovisual

Si queremos que toda la sala reciba la información de forma impoluta, hay que llevar a cabo la distribución del proyecto de iluminación y sonido, así como el proyecto de vídeo, que incluye la cantidad y posición de las pantallas, las cámaras para grabar todo el acto, la localización del control de realización desde donde se gestionará que todo funcione correctamente, vídeos institucionales, el apoyo para los discursos (vídeos, presentaciones) y la posibilidad de retransmitir vía streaming/satélite.

  1. Material para entregar a los accionistas

En toda Junta hay cierto material imprescindible y obligatorio para entregar a los accionistas: estos documentos les ayudan a ir siguiendo la presentación, y constituyen un resumen al que poder acudir una vez finalizada la Junta.

El informe anual, en formato papel o digital, es obligatorio, y de manera opcional se podrá entregar asimismo un regalo y/o documentación adicional, como revistas internas o prensa.

  1. Guion general del acto

Un esquema que debe incluir siempre la supuesta evolución normal del acto, así como la evolución del acontecimiento en caso de imprevisto, además de los discursos de los integrantes de la junta directiva, plasmados en soporte gráfico, y los acuerdos de la misma, también con el soporte gráfico.

  1. Producción

Una vez esbozados todos los aspectos arriba desarrollados, hay que pasar a la producción para materializar la Junta General de Accionistas.

Este apartado engloba la realización y gestión de retrotimming, la implantación y control de reuniones de seguimiento, la realización de informes y actas periódicas y las agendas de trabajo. También la gestión del evento in situ, la gestión de las azafatas, del servicio de catering y del mobiliario.

La elaboración del presupuesto determinará la posibilidad de todos los recursos: en cómo elaborar tu presupuesto te guiamos para que lo lleves a cabo desde cero.

  1. Riesgos laborales

Los riesgos laborales constituyen el último apartado indispensable, donde toca prestar atención a los diversos documentos que avalen la seguridad: la póliza de responsabilidad civil, la corriente de pago con la seguridad social y aquella con AEAT, la elección del tipo de servicio de prevención, el informe de los trabajadores y su listado, y la confirmación de que todos los trabajadores poseen la formación en prevención de riesgos laborales y el equipo de prevención individual.

  1. Acude a nosotros

Somos especialistas en organizar Juntas Generales de Accionistas, atendiendo a las necesidades específicas de cada empresa, y adaptándonos a todo presupuesto y normativa.

1 Comentario

  • Posted at 1:42 , abril 4, 2019

    ¡Buena información! Saludos

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