Ideas originales para invitaciones a eventos

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Ideas originales para invitaciones a eventos

La revolución digital ha traído consigo otra revolución en el mundo de los eventos. Son muchos los procesos que se han digitalizado en los últimos años en este ámbito.

Uno de los cambios que ha supuesto el avance de las nuevas tecnologías es la forma en la que invitamos a los asistentes a acudir a un evento. Lo que hace unos años se hacía mediante el correo postal ahora se realiza de forma masiva vía emailing. A pesar de que este avance supone que los procesos se hayan agilizado y los presupuestos se hayan reducido en gran medida, en ocasiones, una vuelta atrás en el tiempo puede suponer un gran acierto para promocionar tu evento y lograr un aumento del número de asistentes.

Invitación online vs offline. ¿Cuál encaja mejor con mi evento?

Como comentábamos, utilizar el emailing para enviar las invitaciones de tu evento tiene grandes ventajas: inmediatez en la recepción del mensaje, agilidad a la hora de obtener y gestionar confirmaciones, necesidad de un menor presupuesto para el envío, bases de datos más fáciles de conseguir, etc…

Sin embargo, en este ámbito, el envío postal de invitaciones cuenta con una ventaja de la que la digitalizada carece: cercanía. En una sociedad cada vez más impersonal y globalizada, los pequeños detalles marcan la diferencia. Y recibir una invitación física y personal en casa logra un mayor impacto en el destinatario.

Las invitaciones enviadas por correo postal son, por tanto, una buena solución para lograr una mayor atención y, por ende, una mayor ratio de asistencia a tus eventos respecto a las invitaciones enviadas.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta maniobra debe utilizarse para eventos y públicos específicos.

¿Cuándo utilizar invitaciones físicas?

Las invitaciones físicas se suelen utilizar cuando la lista de invitados a tu evento es cerrada. Tenemos una cantidad de asistentes determinada y necesitamos que acuda a la cita la mayor cantidad posible para evitar sitios vacíos. Es necesario, por tanto, realizar un esfuerzo creativo y presupuestario para que el asistente potencial pueda tangibilizar lo que le estamos presentando y la balanza se incline por confirmar su asistencia.

Una vez establecido el target al que nos dirigimos, procedemos a diseñar la invitación, que debe ir acorde al manual gráfico del evento y contener los logos necesarios. Pero podemos ir mucho más allá e introducir una dosis de creatividad que diferencie tu invitación del resto.

Otras ideas originales para tus invitaciones

  • Diseño: ya hemos mencionado la importancia de incorporar la imagen de tu evento a la invitación. A pesar de regirnos por ese manual estético siempre podemos innovar introduciendo efectos visuales, fotografías llamativas, ilustraciones propias, efectos 3D…
    De nuevo insistimos en que todo debe ir acorde al evento, si organizamos un ciclo de conferencias para docentes no tendrá ningún sentido utilizar una invitación con efectos 3D pero sí podemos utilizar efecto pizarra, por ejemplo.
  • Papel: es un factor diferencial muy importante a tener en cuenta a la hora de producir las invitaciones. El nivel de calidad del material escogido inevitablemente impactará en la mente del receptor determinando la calidad o el nivel del evento.
    Hay que tener en cuenta que los proveedores ofrecen infinidad de tipos de papel, acabados y gramajes, debes decidir cuál se adecúa más a tu evento.
  • Regalos: incluir un detalle en la invitación conseguirá, sin duda, que el receptor se fije en el paquete recibido, lo abra y lea lo que tienes que contarle.
    Además, enviar un detalle conseguirá que aumentes el grado de implicación y satisfacción del cliente con la marca.
  • Otros factores diferenciales: aún puedes ir mucho más allá e introducir elementos que cautiven a tu público.

Todo dependerá, como ya hemos comentado, de la tipología de evento que tengas entre manos. Aquí tienes algunas ideas:

  • Combina el off y on: A través de la invitación física puedes invitar a registrarse online.
  • Juega con el soporte ligándolo a la temática de tu evento. Por ejemplo, si estás organizando un congreso relacionado con el cine envía la invitación en una claqueta.
  • Deja al receptor con la intriga, crea expectativas, no le cuentes todos los detalles del evento. En la invitación puedes incluir la información básica: hora, lugar y concepto del evento.El resto plantéalo como un gran misterio que solo resolverá si acude a la cita.
    En este sentido también puedes llevar la intriga más allá y realizar varios envíos. Ve dando pistas al receptor sobre el evento en cada uno de los paquetes que reciba, conseguirás que su curiosidad aumente y necesite acudir al evento para resolver el misterio.
  • Plantea un juego. No hay mayor reto que una tarea sin terminar. Prueba a retar a tus asistentes a que completen un reto en tu evento. Puedes enviar, por ejemplo, la primera pista de una gymkana o una pieza de puzzle.

¿Y vosotros, seguís utilizando las invitaciones físicas? ¿Qué otras ideas originales se os ocurren?

1 Comentario
  • Posted at 10:52 , abril 17, 2018

    Es un alivio encontrar a alguien que realmente sabe lo que están hablando en Internet . Con seguridad, que sabes cómo llevar un post a la luz y que sea ameno. Más personas tiene que leer esto.

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